POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS


SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1 y siguientes, actualiza y socializa a través de su portal www.hoteltocarema.com y medios de comunicación internos, el presente documento denominado POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN a todos sus huéspedes y/o clientes, a todos los receptores de información misional y comercial, al personal de trabajo, visitantes, consultantes, contratistas, proveedores y en general de cualquier titular de información en nuestras bases de datos.

Igualmente y por razones de economía y eficiencia administrativa la empresa regula en el presente documento aspectos tales como los previstos en los artículos 2.2.2.25.2.1, 2.2.2.25.4.4, 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015.

1. OBJETO Y ALCANCE

Por medio del presente documento SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS presenta las políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de protección de datos personales.

Este documento se aplicará a todo tratamiento de datos personales que sea generado en Colombia en materia de consultas y trámites en bases de datos y que sea recibido y tratado por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, sus empleados y colaboradores e igualmente en aquellos casos en que la empresa celebre acuerdos con otras personas para cualquier clase de actividad relacionada con el tratamiento de datos personales de los cuales es responsable.

El tratamiento de datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS se regirá bajo la Ley 1581 de 2012 en todos los casos.

2. INFORMACIÓN GENERAL(Numeral 1 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS es una persona jurídica privada identificada con el NIT 900371775-5, administradora del Hotel Tocarema, dedicada a actividades inherentes a la administración hotelera, actividades de hotelería, explotación de la industria hotelera y la administración directa o indirecta de hoteles, negocios conexos y servicios complementarios de hoteles, administración de hoteles, apartahoteles y establecimientos de comercio dedicados al servicio de hospedaje, alojamiento, restaurante, y recreación.

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS identificada con el NIT 900371775-5 cuenta con la siguiente plataforma estratégica:

MISION: Brindar un servicio de alta calidad con personal idóneo y capacitado, logrando así, la satisfacción de nuestros huéspedes y visitantes, con eficiencia, clase y distinción.

VISION : El Hotel Tocarema está y estará a la vanguardia del mercado hotelero, manteniendo una imagen de buen servicio y distinción, buscando siempre la excelencia y el mejoramiento continuo.
Buscaremos contar siempre con la colaboración de un equipo humano y profesional, con vocación de servicio, sólidos principios éticos y morales, cumpliendo siempre con la misión y la visión de nuestra empresa.
Promoveremos la cultura ciudadana motivando a nuestros visitantes a contar con una zona turística a la altura de las mejores del mundo, comprometida con el bienestar social y la conservación del medio ambiente.

Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1074 de 2015, a continuación se presentan los datos generales de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS:

RAZÓN SOCIAL: SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS
CORREOS ELECTRONICOS: contabilidad@hoteltocarema.com
DOMICILIO: Bogotá – Cundinamarca
DIRECCIÓN: AV 19 N. 114-09 OF 305 Bogotá
TELEFONO: 57 (1) 2131308 8330905

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES PARA LAS CUALES SE UTILIZA LA INFORMACIÓN (Numeral 2 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

3.1. FINALIDAD ADMINISTRATIVA GENERAL

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades administrativas generales:

Realizar estudios de mercado y calidad en el sector Hotelero.
Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus clientes o posibles clientes y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo.

Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares, personas autorizadas por estos y entidades públicas que en virtud de la ley deban recibir los datos personales.
Transferir la información a los diversos miembros de su equipo de trabajo con el fin de desarrollar las operaciones administrativas pertinentes, tales como pagos a terceros, atención al cliente, reporte a entidades públicas y privadas, ejecución de procedimientos financieros, de talento humano, misionales y de evaluación de sus actividades.

Registrar los datos personales en los sistemas de información que posea o llegue a poseer para el desarrollo de sus actividades y en sus bases de datos físicas y digitales.

Para efectuar los registros en los sistemas correspondientes y necesarios para adelantar las actividades comerciales, tales como: 1. Sistemas contables. 2. Sistemas bancarios. 3. Sistemas administrativos generales que eventualmente llegue a poseer la empresa.

Recibir y conocer nuevas versiones de la política de tratamiento de datos personales y de solicitar la actualización de los datos personales de los cuales es responsable.

Enviar comunicaciones con el fin de dar a conocer información de interés relacionada con las actividades que desarrolla el titular de los datos personales.

Transferir, usar, comunicar, suprimir, compartir y actualizar la información a terceros que tengan, hayan tenido o esperen tener algún tipo de vinculación con SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, tales como: 1. Empleados que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores. 2. Contratistas que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores, etc. 3. Proveedores que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores, etc. 4. Aliados comerciales para la presentación de bienes y servicios turísticos y Hoteleros.

3.2. FINALIDAD DE GESTIÓN DE HUÉSPEDES Y/O CLIENTES

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a huéspedes y/o clientes pasados, vigentes y futuros:

Para el ejercicio, conocimiento, validación, reporte y construcción de los negocios jurídicos que SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS celebra en desarrollo de sus actividades comerciales.
Para llevar a cabo un estudio de antecedentes del huésped y/o cliente, análisis personal, análisis de riesgos, veracidad de la información fáctica presentada, la verificación de su capacidad económica, sus antecedentes, el grado de cumplimiento de sus compromisos contractuales tanto positiva como negativamente, su comportamiento de pago, su riesgo financiero, sus estadísticas contractuales y judiciales si las hubiera; la realización de estudios estadísticos y comportamentales que permitan entender mejor las necesidades de los clientes y usuarios y ofrecerles mejores productos y servicios.
Para desarrollar la gestión contractual encomendada y con el fin de generar los respectivos reportes a entidades públicas y privadas.

Entregar información a terceros siempre que sea requerido por autoridad administrativa o judicial.
Para el fortalecimiento de las relaciones con los huéspedes y/o clientes, mediante el envío de información comercial relevante.

Para mejorar, promocionar y desarrollar nuevos productos.

Para evaluar la calidad de los productos.

Para utilizar la información para el desarrollo de actividades de investigación administrativa y comercial, análisis de estadística, estudio de mercado, conocimiento del perfil comercial y familiar del futuro huésped y/o cliente, de sus empleados o colaboradores, campañas comerciales, el envío de cotizaciones, ofertas, encuestas de atención al cliente y en general de cualquier tipo de campañas de mercadeo relacionadas con el objeto social de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, datos que pueden ser recolectados, almacenados, usados o suprimidos a través de diferentes medios tales como eventuales formularios de página web, físicos, redes sociales, medios físicos, y demás herramientas de comunicación.

Enviar información sobre ofertas relacionadas con productos o servicios que ofrece o que llegue a ofrecer la SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS.

Para el fortalecimiento de las relaciones con los posibles clientes, mediante el envío de información comercial relevante.

3.3. FINALIDAD DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a aspirantes a empleos ofrecidos, empleados pasados, vigentes y futuros del mismo:

Los datos recolectados, almacenados, usados o suprimidos por SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS a través de diferentes medios tales como recepción física de la empresa, redes sociales, medios físicos y electrónicos, y demás herramientas de comunicación, serán utilizados para el desarrollo de actividades que regulen los ciclos de talento humano tales como ingreso, permanencia, retiro y certificación de personal.

Desarrollar las relaciones laborales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.

Realizar estudios de seguridad y monitoreo de las actividades laborales desempeñadas dentro de las instalaciones del Hotel Tocarema.

Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los empleados y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación patronal de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS.

Una vez terminada la relación laboral, el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a terceros bajo un formato único de reporte de datos que el trabajador declara conocer y que evita cualquier información incompleta o subjetiva.

Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias judiciales, laborales y personales.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, asuntos médicos, aspectos sociales y personales, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley.

Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa y dar soporte para su utilización.

Planificar y gestionar actividades de integración.

Entregar los datos personales a personas naturales o jurídicas para el ofrecimiento de planes, productos, servicios y/o beneficios a los empleados.

3.4. FINALIDAD DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a posibles proveedores, posibles contratistas, contratistas y proveedores vigentes y contratistas y proveedores antiguos:

Para evaluar integralmente candidatos a ser proveedores o contratistas, para conocer la información de idoneidad integral, antecedentes y certificación de los proveedores y contratistas (todos los contratos celebrados por estos) su comportamiento contractual y la relación de derechos y obligaciones recíprocos.
Desarrollar las relaciones comerciales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.

Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato civil o comercial y/o su terminación.

Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de contratistas o proveedores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales, comerciales y personales.

Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los contratistas o proveedores y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación civil o comercial de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS
Notificar a contactos autorizados por el titular en caso de emergencias durante el desarrollo de sus actividades.

3.5. FINALIDAD DE GESTIÓN DE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

El tratamiento de los datos personales de los sistemas de vídeo vigilancia ubicados en las instalaciones de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS y del Hotel Tocarema, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a clientes, talento humano, proveedores, contratistas, accionistas y en general cualquier visitante de la empresa:

Para evaluar el servicio al cliente por parte del talento humano, contratistas y demás colaboradores de la empresa.
Para mejorar las condiciones de seguridad de los huéspedes y visitantes.
Para controlar la seguridad de las instalaciones.
Servir de prueba en procesos judiciales, administrativos o laborales de la empresa
Para remisión a autoridades públicas en los casos autorizados por la Ley.
En general para asuntos administrativos de la empresa.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES (Numeral 3 del articulo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

De conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
Presentar solicitudes ante SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales, y a que éste le entregue tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, en cualquier momento.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este documento.

5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS – ORGANIZACIÓN INTERNA DEL RESPONSABLE (Numeral 4 del articulo 2.2.2.25.3.1. – articulo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015)

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS ha definido y designado para la atención a clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas y en general los titulares de la información para la protección de datos personales, la gerencia de la empresa.

Los datos de contacto y medios de atención de dicha persona son:

RAZÓN SOCIAL: SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS
CORREOS ELECTRONICOS: contabilidad@hoteltocarema.com
DOMICILIO: Bogotá – Cundinamarca
DIRECCIÓN: AV 19 N. 114-09 OF 305 Bogotá
TELEFONO: 57 (1) 2131308 8330905
DEPENDENCIA ENCARGADA: Oficina de Contraloría interna
CORREO ELECTRONICO: contabilidad@hoteltocarema.com

6. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS (Numeral 5 del artículo 2.2.2.25.3.1. – del Decreto 1074 de 2015)

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS en cumplimiento del ordenamiento jurídico ha establecido los siguientes procedimientos para dar garantía al ejercicio de cada uno de los derechos de los titulares:

6.1. CONSULTAS. En desarrollo del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 denominado “Consultas” los titulares, sus apoderados o causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS

Una vez que la empresa reciba por escrito la solicitud de información en el medio identificado en el numeral 5 del presente documento, acompañado del documento que identifique al titular en caso de requerirse su veracidad, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado en las bases de datos internas y previamente caracterizadas, si encontrare alguna diferencia entre estos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular por correo electrónico de tal situación explicando los motivos de la demora e indicándole la fecha de la respuesta que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

La respuesta a las consultas y en general todas las comunicaciones en la materia, se realizará a través del correo electrónico del responsable a menos que el titular haya solicitado el envío de respuesta a alguna dirección física y se dejará constancia de la remisión de la consulta al titular en el registro individual.

6.1.1. CONSULTAS DE IMÁGENES. En desarrollo del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 denominado “Consultas” los titulares, sus apoderados o causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en la base de datos de video vigilancia administrada por SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS; para ello deberán indicar de manera precisa la fecha, hora, lugar, y los demás datos que considere relevantes para lograr identificar la ubicación de la imagen. Cuando se entregue la información dentro de los términos previstos en el numeral anterior se procurará la anonimización de los datos de terceros, tomando medidas encaminadas a tal fin, bien sea borrando otras imágenes o haciéndolas de imposible identificación.

6.2. RECLAMOS. En desarrollo del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 denominado “Reclamos” el titular, apoderados o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS debe ser sujeta de actualización, supresión, rectificación o se solicita la revocatoria de la autorización o prueba de la misma, podrán presentar ante la empresa un reclamo en los siguientes términos:

La solicitud se formulará por escrito ante SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS en el medio identificado en el numeral 5 del presente documento, acompañado del documento que identifique al titular en caso de requerirse su veracidad, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

Si la solicitud resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

En caso de que SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. La empresa utilizará para ello el correo electrónico identificado en el numeral 5 del presente documento de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente.

Si SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La respuesta a las reclamos y en general todas las comunicaciones en la materia, se realizará a través del correo electrónico del responsable a menos que el titular haya solicitado el envío de respuesta a alguna dirección física.

Los procedimientos y modos de recolección, uso, circulación, archivo, custodia de datos personales, la justificación de las finalidades, así como el manejo de los riesgos de los activos de la información están contenidos en las bases de datos digitales de la empresa, y serán puestos a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos del artículo 2.2.2.25.6.1 de Decreto 1074 de 2015 cuando sea requerido.

7. FORMACION DEL TALENTO HUMANO (Numeral 2 del artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015)

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS en cumplimiento del ordenamiento jurídico además de la creación de los formatos y documentos obligatorios para dar cumplimiento a la normatividad de habeas data, ha dispuesto adelantar programas internos de socialización los cuales estarán en cabeza del delegado de protección de datos una vez al año.

8. DISPOSICIONES FINALES (Numeral 6 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento y para las cuales fueron recolectados y tratados.

Esta versión de política de tratamiento de la información es publicada el tres (3) de abril de dos mil dieciocho (2018)

Aprueba en representación de la empresa,

CECILIA CENDALES DE GAITAN

Representante Legal SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS