AVISO DE PRIVACIDAD
SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS


El responsable dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 2.2.2.25.3.2 y siguientes del Decreto 1074 de 2015 y la Ley 1581 de 2012, pone a su disposición el presente aviso de privacidad que busca informar acerca de la existencia de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN que ha sido adoptada, la forma de acceder a ésta y las características del tratamiento que se le pretende dar a los datos que conocemos en razón del desarrollo del objeto social de la empresa.
Procedemos a cumplir con los requisitos del articulo 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015 así:

1. INFORMACIÓN GENERAL (Numeral 1 del articulo 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015)

SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS es una persona jurídica privada identificada con el NIT 900371775-5, administradora del Hotel Tocarema, dedicada a actividades inherentes a la administración hotelera, actividades de hotelería, explotación de la industria hotelera y la administración directa o indirecta de hoteles, negocios conexos y servicios complementarios de hoteles, administración de hoteles, apartahoteles y establecimientos de comercio dedicados al servicio de hospedaje, alojamiento, restaurante, y recreación.

Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1074 de 2015, a continuación se presentan los datos generales de la empresa:

RAZÓN SOCIAL: SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS
CORREOS ELECTRONICOS: contabilidad@hoteltocarema.com
DOMICILIO: Bogotá – Cundinamarca
DIRECCIÓN: AV 19 N. 114-09 OF 305 Bogotá
TELEFONO: 57 (1) 2131308 8330905

2. TRATAMIENTO Y FINALIDADES PARA LAS CUALES SE UTILIZA LA INFORMACIÓN (Numeral 2 del articulo 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015)

2.1. FINALIDAD ADMINISTRATIVA GENERAL

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades administrativas generales:

Realizar estudios de mercado y calidad en el sector Hotelero.
Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus clientes o posibles clientes y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo.

Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares, personas autorizadas por estos y entidades públicas que en virtud de la ley deban recibir los datos personales.

Transferir la información a los diversos miembros de su equipo de trabajo con el fin de desarrollar las operaciones administrativas pertinentes, tales como pagos a terceros, atención al cliente, reporte a entidades públicas y privadas, ejecución de procedimientos financieros, de talento humano, misionales y de evaluación de sus actividades.

Registrar los datos personales en los sistemas de información que posea o llegue a poseer para el desarrollo de sus actividades y en sus bases de datos físicas y digitales.

Para efectuar los registros en los sistemas correspondientes y necesarios para adelantar las actividades comerciales, tales como: 1. Sistemas contables. 2. Sistemas bancarios. 3. Sistemas administrativos generales que eventualmente llegue a poseer la empresa.

Recibir y conocer nuevas versiones de la política de tratamiento de datos personales y de solicitar la actualización de los datos personales de los cuales es responsable.

Enviar comunicaciones con el fin de dar a conocer información de interés relacionada con las actividades que desarrolla el titular de los datos personales.

Transferir, usar, comunicar, suprimir, compartir y actualizar la información a terceros que tengan, hayan tenido o esperen tener algún tipo de vinculación con SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, tales como: 1. Empleados que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores. 2. Contratistas que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores, etc. 3. Proveedores que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores, etc. 4. Aliados comerciales para la presentación de bienes y servicios turísticos y Hoteleros.

2.2. FINALIDAD DE GESTIÓN DE HUESPEDES Y/O CLIENTES

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a huéspedes y/o clientes pasados, vigentes y futuros:

Para el ejercicio, conocimiento, validación, reporte y construcción de los negocios jurídicos que SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS celebra en desarrollo de sus actividades comerciales.
Para llevar a cabo un estudio de antecedentes del huésped y/o cliente, análisis personal, análisis de riesgos, veracidad de la información fáctica presentada, la verificación de su capacidad económica, sus antecedentes, el grado de cumplimiento de sus compromisos contractuales tanto positiva como negativamente, su comportamiento de pago, su riesgo financiero, sus estadísticas contractuales y judiciales si las hubiera; la realización de estudios estadísticos y comportamentales que permitan entender mejor las necesidades de los clientes y usuarios y ofrecerles mejores productos y servicios.
Para desarrollar la gestión contractual encomendada y con el fin de generar los respectivos reportes a entidades públicas y privadas.

Entregar información a terceros siempre que sea requerido por autoridad administrativa o judicial.
Para el fortalecimiento de las relaciones con los huéspedes y/o clientes, mediante el envío de información comercial relevante.

Para mejorar, promocionar y desarrollar nuevos productos.

Para evaluar la calidad de los productos.

Para utilizar la información para el desarrollo de actividades de investigación administrativa y comercial, análisis de estadística, estudio de mercado, conocimiento del perfil comercial y familiar del futuro huésped y/o cliente, de sus empleados o colaboradores, campañas comerciales, el envío de cotizaciones, ofertas, encuestas de atención al cliente y en general de cualquier tipo de campañas de mercadeo relacionadas con el objeto social de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, datos que pueden ser recolectados, almacenados, usados o suprimidos a través de diferentes medios tales como eventuales formularios de página web, físicos, redes sociales, medios físicos, y demás herramientas de comunicación.

Enviar información sobre ofertas relacionadas con productos o servicios que ofrece o que llegue a ofrecer la SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS

Para el fortalecimiento de las relaciones con los posibles clientes, mediante el envío de información comercial relevante.

2.3. FINALIDAD DE GESTION DE TALENTO HUMANO

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a aspirantes a empleos ofrecidos, empleados pasados, vigentes y futuros del mismo:

Los datos recolectados, almacenados, usados o suprimidos por SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS a través de diferentes medios tales como recepción física de la empresa, redes sociales, medios físicos y electrónicos, y demás herramientas de comunicación, serán utilizados para el desarrollo de actividades que regulen los ciclos de talento humano tales como ingreso, permanencia, retiro y certificación de personal.

Desarrollar las relaciones laborales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.

Realizar estudios de seguridad y monitoreo de las actividades laborales desempeñadas dentro de las instalaciones del Hotel Tocarema.

Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los empleados y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación patronal de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS.

Una vez terminada la relación laboral, el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a terceros bajo un formato único de reporte de datos que el trabajador declara conocer y que evita cualquier información incompleta o subjetiva.

Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias judiciales, laborales y personales.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, asuntos médicos, aspectos sociales y personales, entre otras.

Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley.

Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa y dar soporte para su utilización.

Planificar y gestionar actividades de integración.

Entregar los datos personales a personas naturales o jurídicas para el ofrecimiento de planes, productos, servicios y/o beneficios a los empleados.

2.4. FINALIDAD DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

El tratamiento de los datos personales por parte de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a posibles proveedores, posibles contratistas, contratistas y proveedores vigentes y contratistas y proveedores antiguos:

Para evaluar integralmente candidatos a ser proveedores o contratistas, para conocer la información de idoneidad integral, antecedentes y certificación de los proveedores y contratistas (todos los contratos celebrados por estos) su comportamiento contractual y la relación de derechos y obligaciones recíprocos.
Desarrollar las relaciones comerciales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.

Una vez terminada la relación contractual el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.

Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato civil o comercial y/o su terminación.
Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de contratistas o proveedores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales, comerciales y personales.

Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los contratistas o proveedores y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación civil o comercial de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS

Notificar a contactos autorizados por el titular en caso de emergencias durante el desarrollo de sus actividades.

2.5. GESTIÓN DE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

El tratamiento de los datos personales de los sistemas de video vigilancia ubicados en las instalaciones de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS y del Hotel Tocarema, se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a clientes, talento humano, proveedores, contratistas, accionistas y en general cualquier visitante de la empresa:

Para evaluar el servicio al cliente por parte del talento humano, contratistas y demás colaboradores de la empresa.

Para mejorar las condiciones de seguridad de los huéspedes y visitantes.

Para controlar la seguridad de las instalaciones.

Servir de prueba en procesos judiciales, administrativos o laborales de la empresa.

Para remisión a autoridades públicas en los casos autorizados por la Ley.

En general para asuntos administrativos de la empresa.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES (Numeral 3 del articulo 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015)

De conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.

Presentar solicitudes ante SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales, y a que éste le entregue tal información.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS, en cualquier momento.

Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este documento.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLITICA DE TRATAMIENTO (Numeral 3 del articulo 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015)

Los invitamos a conocer la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN de la empresa que entró a regir a partir del día tres (3) de abril de 2018 y que incluye los procedimientos para que los titulares de datos personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y revocar la autorización, y se encuentra disponible para su consulta en la página web de la empresa.

De igual forma, se aclara que la politica de tratamiento de la información y el aviso de privacidad estarán sujetos a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cuando se cumplan estas condiciones, LA EMPRESA informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Por último, cuando LA EMPRESA recolecte datos sensibles, será facultativo para el titular de la información dar respuesta a dichos interrogantes.

CECILIA CENDALES DE GAITAN

Representante Legal SOCIEDAD HOTELERA ICONO SAS